إدارة الطلبات

نظرة عامة

صفحة إدارة الطلبات هي المركز الرئيسي لعرض وإدارة جميع الطلبات المقدّمة في المنصة. من خلال هذه الصفحة، يمكنك متابعة حالة الطلبات، إنشاء طلبات جديدة للأعضاء، تحديث حالات الطلبات، وإدارة عملية التلبية من لحظة تقديم الطلب وحتى التسليم. تشمل الصفحة أدوات بحث متقدمة، وعرضين مختلفين (جدول ولوحة Kanban)، وسجل زمني كامل لكل طلب.

تتيح لك وحدة إدارة الطلبات ما يلي:

• عرض جميع الطلبات وتصفيتها حسب الحالة والدولة والتاريخ
• إنشاء طلبات جديدة نيابةً عن الأعضاء
• تغيير حالة الطلبات ومتابعة تقدّمها
• معالجة عدة طلبات في آن واحد عبر عرض اللوحة
• مراجعة تفاصيل كل طلب بما في ذلك المنتجات والشحن والدفع والجدول الزمني
• إدارة حالات الاسترداد والإلغاء وفهم أثرها على النقاط والعمولات

أقسام الصفحة الرئيسية

تتكون صفحة الطلبات الرئيسية من عدة أقسام رئيسية:

عرض الجدول

عرض الجدول هو العرض الافتراضي لصفحة الطلبات. يعرض الطلبات على شكل صفوف في جدول منظّم. يتضمن الأعمدة التالية:

تلميحات حول عرض الجدول

• انقر على أي صف في الجدول لفتح صفحة تفاصيل الطلب.
• مرر مؤشر الفأرة فوق أي صف لرؤية أيقونة الإجراءات السريعة (ثلاث نقاط) على الجانب الأيمن.
• يعرض الجدول 25 طلبًا افتراضيًا في كل صفحة. استخدم أزرار التنقل في أسفل الصفحة للانتقال بين الصفحات.
• يمكنك تغيير عدد الطلبات المعروضة في كل صفحة من القائمة المنسدلة في أسفل الجدول (25، 50، 100).

عرض اللوحة (Kanban)

عرض اللوحة (Kanban) يتيح لك إدارة الطلبات بطريقة بصرية وسريعة. يعرض الطلبات على شكل بطاقات موزّعة على أعمدة، حيث يمثل كل عمود حالة معينة.

أعمدة اللوحة

تتكون اللوحة من الأعمدة التالية مرتبة من اليسار إلى اليمين:

1. قيد الانتظار - الطلبات الجديدة التي لم تُراجع بعد
2. مؤكد - الطلبات المؤكدة والجاهزة للمعالجة
3. قيد المعالجة - الطلبات التي يتم تحضيرها للشحن
4. تم الشحن - الطلبات التي تم شحنها وهي في الطريق
5. تم التسليم - الطلبات المسلّمة بنجاح

الأعمدة "ملغى" و"تم الاسترداد" لا تظهر كأعمدة في اللوحة لأنها حالات نهائية. يمكنك الوصول إليها من خلال تغيير الحالة من صفحة تفاصيل الطلب.

كيفية عمل اللوحة

• كل بطاقة تعرض معلومات مختصرة عن الطلب: رقم الطلب، اسم المشتري، الإجمالي، وتاريخ الطلب.
• يظهر عدد الطلبات في كل عمود في أعلى العمود (مثال: "قيد الانتظار (12)").
• البطاقات مرتبة حسب تاريخ الطلب (الأحدث أعلاه) افتراضيًا داخل كل عمود.
• انقر على أي بطاقة لفتح صفحة تفاصيل الطلب.

السحب والإفلات (Drag and Drop)

1. انقر على بطاقة الطلب مع الاستمرار (أو انقر واسحب بالفأرة).
2. اسحب البطاقة إلى العمود الذي يمثل الحالة الجديدة.
3. عند الإفلات، ستظهر نافذة تأكيد تتضمن:
   • الحالة الحالية والحالة الجديدة
   • حقل اختياري لإضافة ملاحظة
4. انقر على "تأكيد" لإتمام تغيير الحالة، أو "إلغاء" للتراجع.

متى تستخدم عرض اللوحة؟

• معالجة دفعات من الطلبات: عند مراجعة عدة طلبات في حالة "قيد الانتظار" ونقل المؤكد منها إلى "مؤكد".
• متابعة سير العمل: لرؤية توزيع الطلبات على المراحل المختلفة بشكل بصري سريع.
• تحديد الاختناقات: إذا تراكمت الطلبات في مرحلة معينة، يظهر ذلك بوضوح في اللوحة.

التصفية والبحث المتقدم

توفر صفحة الطلبات أدوات تصفية وبحث متقدمة تمكّنك من العثور على أي طلب بسرعة.

البحث برقم الطلب أو اسم المشتري

1. انقر على حقل البحث في أعلى الصفحة (يحمل النص الافتراضي "ابحث برقم الطلب أو اسم المشتري...").
2. اكتب رقم الطلب (مثال: ORD-2024-00123) أو اسم المشتري (مثال: أحمد محمد).
3. ستظهر النتائج تلقائيًا أثناء الكتابة (بحث فوري).
4. اضغط على Enter أو انقر على أيقونة البحث لتطبيق البحث.
5. لإلغاء البحث، امسح النص من الحقل أو انقر على أيقونة "×" داخل الحقل.

تلميح: يمكنك البحث بجزء من الاسم أو رقم الطلب. مثال: كتابة "أحم" سيعرض جميع الطلبات التي يحتوي اسم مشتريها على "أحم".

التصفية حسب الحالة

1. انقر على القائمة المنسدلة "الحالة" في شريط التصفية.
2. ستظهر قائمة بجميع الحالات المتاحة:
   • قيد الانتظار
   • مؤكد
   • قيد المعالجة
   • تم الشحن
   • تم التسليم
   • ملغى
   • تم الاسترداد
3. اختر الحالة المطلوبة. ستُحدّث القائمة فورًا لعرض الطلبات في تلك الحالة فقط.
4. لعرض جميع الحالات، اختر "الكل" من القائمة.

التصفية حسب الدولة

1. انقر على القائمة المنسدلة "الدولة" في شريط التصفية.
2. ستظهر قائمة بجميع الدول التي تحتوي على طلبات.
3. اختر الدولة المطلوبة. ستُحدّث القائمة لعرض طلبات تلك الدولة فقط.
4. لعرض جميع الدول، اختر "الكل" من القائمة.

التصفية حسب التاريخ

1. انقر على حقل التاريخ "الفترة الزمنية" في شريط التصفية.
2. سيظهر منتقي التاريخ (date range picker) مع خيارات:
   • اليوم: عرض طلبات اليوم فقط
   • أمس: عرض طلبات الأمس
   • آخر 7 أيام: عرض طلبات الأسبوع الماضي
   • آخر 30 يومًا: عرض طلبات الشهر الماضي
   • هذا الشهر: عرض طلبات الشهر الحالي
   • نطاق مخصص: اختر تاريخ البداية وتاريخ النهاية يدويًا
3. بعد اختيار النطاق، ستُحدّث القائمة تلقائيًا.

دمج عدة فلاتر معًا

يمكنك استخدام عدة فلاتر في آن واحد لضبط النتائج بدقة. مثال:

للعثور على جميع الطلبات "قيد الانتظار" في "السعودية" خلال "آخر 7 أيام":

1. اختر "قيد الانتظار" من فلتر الحالة
2. اختر "السعودية" من فلتر الدولة
3. اختر "آخر 7 أيام" من فلتر التاريخ
4. ستعرض القائمة الطلبات التي تطابق جميع المعايير الثلاثة

ملاحظة: تعمل جميع الفلاتر معًا بعلاقة "و" (AND)، أي أن الطلب يجب أن يستوفي جميع الشروط المحددة ليظهر في النتائج.

إعادة تعيين الفلاتر

لإزالة جميع الفلاتر المطبقة:

• انقر على زر "إعادة تعيين الفلاتر" (أيقونة ممسحة) الموجود بجوار شريط التصفية.
• أو أزل كل فلتر على حدة بالنقر على علامة "×" بجانب كل فلتر نشط.

تلميح: تظهر الفلاتر النشطة كشارات (badges) فوق الجدول أو اللوحة. هذا يساعدك على معرفة الفلاتر المطبقة حاليًا بنظرة سريعة.

عرض تفاصيل الطلب

للاطلاع على التفاصيل الكاملة لأي طلب:

1. انقر على رقم الطلب (الرابط الأزرق) أو على صف الطلب في جدول الطلبات.
2. أو انقر على بطاقة الطلب في عرض اللوحة.
3. ستفتح صفحة تفاصيل الطلب التي تتضمن الأقسام التالية:

ملخص الطلب

يظهر في أعلى صفحة التفاصيل ويتضمن:

عناصر الطلب

جدول يعرض جميع المنتجات المضمنة في الطلب:

أسفل الجدول يظهر:

• إجمالي المنتجات: مجموع أسعار جميع المنتجات
• تكلفة الشحن: تكلفة الشحن المضافة
• الإجمالي الكلي: مجموع إجمالي المنتجات وتكلفة الشحن
• إجمالي النقاط (PV): مجموع نقاط جميع المنتجات

معلومات المشتري

قسم يعرض بيانات المشتري:

• الاسم الكامل: اسم العضو الذي قدّم الطلب (قابل للنقر للانتقال إلى ملفه)
• البريد الإلكتروني: عنوان البريد المسجّل
• رقم الهاتف: رقم الهاتف المسجّل
• العنوان: العنوان المسجّل في الملف الشخصي
• الدولة: الدولة المسجّلة
• نوع العضوية: رتبة العضو الحالية (مثال: عضو عادي، عضو فضي، عضو ذهبي)

معلومات الشحن

قسم يعرض تفاصيل الشحن:

معلومات الدفع

قسم يعرض تفاصيل الدفع:

الجدول الزمني

يعرض الجدول الزمني (Timeline) جميع التغييرات التي مرّ بها الطلب بالترتيب الزمني. يتضمن كل سجل:

أمثلة على الأحداث المسجّلة:

• إنشاء الطلب: "تم إنشاء الطلب" - بواسطة: أحمد (إدارة) - في: 15 يناير 2024 - 10:30 ص
• تأكيد الطلب: "تم تغيير الحالة من قيد الانتظار إلى مؤكد" - ملاحظة: "تم التحقق من الدفع" - بواسطة: سارة (إدارة)
• إضافة ملاحظة: "تمت إضافة ملاحظة: العميل طلب تغيير العنوان" - بواسطة: خالد (إدارة)
• شحن الطلب: "تم تغيير الحالة من قيد المعالجة إلى تم الشحن" - ملاحظة: "رقم التتبع: TRK-987654321" - بواسطة: سارة (إدارة)

ملاحظة مهمة: الجدول الزمني是不可改变的 (immutable) - لا يمكن تعديله أو حذفه. هذا يضمن وجود سجل تدقيق (audit trail) كامل ودقيق لكل طلب.

ملاحظات الطلب

قسم ملاحظات الطلب يتيح لك إضافة ملاحظات توثيقية للطلب:

لإضافة ملاحظة جديدة:

1. انتقل إلى قسم "ملاحظات الطلب" في صفحة تفاصيل الطلب.
2. اكتب الملاحظة في الحقل النصي.
3. انقر على زر "إضافة ملاحظة".
4. ستظهر الملاحظة في القائمة مع اسم المستخدم والتاريخ والوقت.

لعرض الملاحظات:

• تُعرض جميع الملاحظات بالترتيب الزمني (الأحدث أولًا).
• كل ملاحظة تتضمن: النص، اسم المستخدم الذي أضافها، والتاريخ والوقت.
• تظهر الملاحظات أيضًا كأحداث في الجدول الزمني.

تلميح: استخدم الملاحظات لتوثيق سبب تغيير حالة الطلب، أو مشكلة أبلغ عنها العضو، أو أي معلومات يحتاجها الفريق لاحقًا.

إنشاء طلب جديد - دليل مفصل خطوة بخطوة

لإنشاء طلب جديد من بوابة الإدارة:

1. انقر على زر "+ إنشاء" الأزرق في أعلى صفحة الطلبات.
2. سيفتح نموذج إنشاء الطلب المكون من عدة خطوات.

الخطوة 1: اختيار المشتري

في هذه الخطوة، تحدّد العضو الذي تريد إنشاء الطلب نيابةً عنه.

1. بعد النقر على "+ إنشاء"، ستظهر نافذة نموذج إنشاء الطلب.
2. في حقل "البحث عن عضو"، اكتب اسم العضو أو بريده الإلكتروني أو رقم التعريف.
3. ستظهر قائمة بنتائج البحث أثناء الكتابة.
4. انقر على العضو المطلوب من النتائج.
5. سيتم ملء معلومات العضو الأساسية تلقائيًا:
   • الاسم الكامل
   • البريد الإلكتروني
   • رقم الهاتف
   • الدولة
   • نوع العضوية
   • العناوين المسجّلة

ماذا يحدث إذا لم يتم العثور على العضو؟

• تأكد من صحة البيانات المدخلة (الاسم أو البريد أو الرقم).
• جرب البحث بمعايير مختلفة (مثال: البحث بالبريد بدلًا من الاسم).
• إذا لم يظهر العضو في النتائج، فقد لا يكون مسجّلًا في المنصة. في هذه الحالة:
  1. انقر على رابط "إنشاء عضو جديد" الذي يظهر أسفل نتائج البحث.
  2. أو أبلغ العضو بضرورة التسجيل أولًا في المنصة قبل إنشاء الطلب.

الخطوة 2: إضافة المنتجات

بعد اختيار المشتري، انتقل إلى قسم إضافة المنتجات:

1. في حقل "البحث عن منتج"، اكتب اسم المنتج أو رمزه (SKU).
2. ستظهر قائمة بالمنتجات المطابقة مع اسم المنتج وسعره ونقاطه (PV).
3. انقر على المنتج المطلوب لإضافته إلى قائمة الطلب.
4. حدد الكمية المطلوبة باستخدام أزرار الزيادة (+) والنقصان (-) أو بكتابة الرقم مباشرة.
5. انقر على زر "إضافة" لتثبيت المنتج في الطلب.

كيفية إضافة عدة منتجات:

• كرر الخطوات أعلاه لكل منتج تريد إضافته.
• تظهر جميع المنتجات المضافة في جدول أسفل حقل البحث.

كيفية إزالة منتج:

• انقر على أيقونة سلة المهملات (الحذف) بجانب المنتج في الجدول.

كيفية تغيير الكمية:

• استخدم أزرار الزيادة (+) والنقصان (-) بجانب الكمية في الجدول.
• أو انقر على رقم الكمية واكتب الرقم الجديد مباشرة.

حساب النقاط (PV) والإجمالي:

• يتحدّث حساب النقاط (PV) والإجمالي فوريًا عند كل تغيير.
• يظهر إجمالي النقاط (PV) أسفل الجدول ويتحدث تلقائيًا عند إضافة أو إزالة أو تعديل كمية أي منتج.
• يظهر الإجمالي الفرعي (مجموع أسعار المنتجات) ويتحدث تلقائيًا.
• لا يتضمن الإجمالي الفرعي تكلفة الشحن بعد (ستُضاف في الخطوة التالية).

الخطوة 3: عنوان الشحن

بعد إضافة المنتجات، حدّد عنوان الشحن:

1. اختيار عنوان مسجّل: إذا كان للعضو عناوين مسجّلة سابقًا، ستظهر في قائمة منسدلة. اختر أحدها.
2. إدخال عنوان جديد: إذا أردت استخدام عنوان غير مسجّل:
   • انقر على خيار "عنوان جديد".
   • املأ الحقول التالية:

3. بعد إدخال العنوان، ستُحتسب تكلفة الشحن تلقائيًا بناءً على:

   • دولة الوجهة
   • وزن المنتجات
   • أبعاد الشحنة

4. ستظهر تكلفة الشحن أسفل قسم العنوان مع تحديث الإجمالي الكلي.

الخطوة 4: طريقة الدفع

اختر طريقة الدفع المناسبة:

ملاحظات مهمة حول الدفع:

• عند اختيار "محفظة الحساب"، يظهر رصيد المحفظة الحالي. إذا كان الرصيد غير كافٍ، ستظهر رسالة تحذير.
• عند اختيار "دفع يدوي"، يظهر حقل "مرجع الدفع" - أدخل رقم الإيصال أو رقم التحويل البنكي أو أي مرجع يُستخدم لتتبع الدفعة.
• بعد اختيار طريقة الدفع، تأكد من أن حالة الدفع تظهر "مدفوع" أو "قيد الانتظار" حسب الطريقة المختارة.

الخطوة 5: المراجعة والتأكيد

قبل تأكيد الطلب، راجع جميع التفاصيل بعناية:

1. راجع المنتجات: تأكد من أن كل منتج مضاف بالكمية والسعر الصحيحين.
2. راجع الإجمالي: تأكد من صحة الإجمالي الفرعي وتكلفة الشحن والإجمالي الكلي.
3. راجع معلومات المشتري: تأكد من أن الطلب مرتبط بالعضو الصحيح.
4. راجع عنوان الشحن: تأكد من صحة العنوان واكتمال جميع الحقول المطلوبة.
5. راجع طريقة الدفع: تأكد من اختيار الطريقة الصحيحة وإدخال المرجع (إن وجد).

بعد المراجعة:

6. انقر على زر "تأكيد الطلب" الأخضر في أسفل النموذج.

ماذا يحدث بعد التأكيد؟

• يتم إنشاء الطلب برقم طلب فريد (مثال: ORD-2024-00124).
• تصبح حالة الطلب "قيد الانتظار" تلقائيًا.
• يتلقى العضو إشعارًا عبر البريد الإلكتروني والإشعارات الداخلية في المنصة يتضمن تفاصيل الطلب.
• يُسجّل حدث "إنشاء الطلب" في الجدول الزمني.
• إذا كانت طريقة الدفع "محفظة الحساب" وتم التأكيد، يُخصم المبلغ من رصيد المحفظة.
• يمكنك الآن رؤية الطلب في صفحة الطلبات الرئيسية.

تلميح: بعد التأكيد، انسخ رقم الطلب من شاشة التأكيد أو من صفحة تفاصيل الطلب. يمكنك إعطاء هذا الرقم للعضو كمرجع لطلبه.

حالات الطلب وسير العمل

يمر الطلب بعدة حالات منذ تقديمه حتى إتمامه. كل حالة لها دلالة محددة وتؤثر على سير العمل:

جدول الحالات

مخطط سير العمل

قيد الانتظار → مؤكد → قيد المعالجة → تم الشحن → تم التسليم
     ↓
   ملغى
                  تم التسليم → تم الاسترداد

الانتقالات المسموحة وغير المسموحة

الانتقالات المسموحة (للأمام):

الانتقالات غير المسموحة (للخلف):

• لا يمكن العودة من "مؤكد" إلى "قيد الانتظار"
• لا يمكن العودة من "قيد المعالجة" إلى "مؤكد"
• لا يمكن العودة من "تم الشحن" إلى "قيد المعالجة"
• لا يمكن العودة من "تم التسليم" إلى "تم الشحن"
• لا يمكن إلغاء طلب تم شحنه (الحالة الوحيدة بعد "تم الشحن" هي "تم التسليم")
• لا يمكن التراجع عن "ملغى" أو "تم الاسترداد" (حالات نهائية)

أثر الإلغاء والاسترداد على النقاط والعمولات

عند إلغاء طلب (قبل الشحن):

• تُلغى جميع النقاط (PV) المرتبطة بالطلب فورًا.
• إذا كان الدفع عبر المحفظة، يُعاد المبلغ إلى محفظة العضو.
• لا تترتب أي عمولات على الطلب الملغى.
• إذا كانت النقاط الملغاة تؤثر على رتبة العضو خلال الفترة الحالية، قد تتغير رتبته.

عند استرداد طلب (بعد التسليم):

• تُعكس جميع النقاط (PV) المرتبطة بالطلب من حساب العضو.
• تُخصم العمولات المدفوعة من محفظة العضو الذي حصل على العمولة (وربما من سلسلة الرعاة).
• يُعاد المبلغ إلى محفظة العضو المشتري (أو حسب سياسة الاسترداد).
• يتلقى العضو إشعارًا بعملية الاسترداد وتفاصيلها.
• قد يؤثر الاسترداد على الرتبة إذا كان ضمن الفترة الحالية.

تغيير حالة الطلب

يمكنك تحديث حالة الطلب لتتبع تقدّمه عبر سير العمل. تتوفر ثلاث طرق لتغيير الحالة:

من صفحة تفاصيل الطلب

1. افتح صفحة تفاصيل الطلب بالنقر على رقم الطلب أو صف الطلب.
2. في قسم "ملخص الطلب" أعلى الصفحة، انقر على زر "تغيير الحالة".
3. ستظهر قائمة منسدلة بالحالات المسموح بالانتقال إليها (تظهر فقط الحالات الصالحة حسب سير العمل).
4. اختر الحالة الجديدة.
5. إذا طُلب منك، أدخل معلومات إضافية:
   • عند التحويل إلى "تم الشحن": يجب إدخال رقم التتبع واختيار شركة الشحن.
   • عند التحويل إلى "ملغى": يجب إدخال سبب الإلغاء.
   • عند التحويل إلى "تم الاسترداد": يجب إدخال سبب الاسترداد.
6. أضف ملاحظات اختيارية في حقل "ملاحظات".
7. انقر على "تأكيد" لإتمام التغيير.
8. ستتحديث الحالة فورًا ويُضاف الحدث إلى الجدول الزمني.

من عرض اللوحة (Kanban)

1. انتقل إلى عرض اللوحة باستخدام زر التبديل في شريط الأدوات.
2. حدد بطاقة الطلب الذي تريد تغيير حالته.
3. انقر واسحب البطاقة من عمود الحالة الحالية إلى عمود الحالة الجديدة.
4. ستظهر نافذة تأكيد تتضمن:
   • الحالة الحالية والحالة الجديدة
   • حقول إضافية إذا لزم الأمر (مثل رقم التتبع عند الشحن)
   • حقل ملاحظات اختياري
5. املأ الحقول المطلوبة وانقر على "تأكيد".
6. ستنتقل البطاقة إلى العمود الجديد ويُضاف الحدث إلى الجدول الزمني.

عبر الإجراءات السريعة

1. في عرض الجدول، مرر مؤشر الفأرة فوق صف الطلب.
2. ستظهر أيقونة الإجراءات السريعة (ثلاث نقاط عمودية) على الجانب الأيمن من الصف.
3. انقر على الأيقونة لفتح قائمة الإجراءات السريعة التي تتضمن:
   • تأكيد الطلب (إذا كان قيد الانتظار)
   • بدء المعالجة (إذا كان مؤكدًا)
   • شحن الطلب (إذا كان قيد المعالجة) - يطلب إدخال رقم التتبع
   • تسليم (إذا كان تم الشحن)
   • إلغاء الطلب (إذا كان قبل الشحن)
   • عرض التفاصيل (لفتح صفحة التفاصيل)
4. انقر على الإجراء المطلوب.
5. أكد التغيير في نافذة التأكيد.

ملاحظة مهمة حول سجل التدقيق: يتم تسجيل كل تغيير في الحالة في الجدول الزمني للطلب مع تاريخ ووقت التغيير واسم المستخدم الذي أجرى التغيير وأي ملاحظات مضافة. هذا يضمن وجود سجل تدقيق كامل وشفاف.

أمثلة عملية

مثال 1: إنشاء طلب لعضو عبر الهاتف

السيناريو: يتصل العضو "فاطمة علي" (رقم التعريف: MEM-00456) بفريق الدعم وترغب في طلب 3 وحدات من منتج "سيروم البشرة" (SKU: SK-001) ووحدة واحدة من "كريم الترطيب" (SKU: SK-002). تريد الدفع من محفظتها.

الخطوات:

1. فتح صفحة الطلبات: انتقل إلى المشرف > الطلبات من القائمة الجانبية.

2. بدء إنشاء طلب جديد: انقر على زر "+ إنشاء" في أعلى الصفحة.

3. البحث عن العضو:

   • في حقل "البحث عن عضو"، اكتب "فاطمة علي" أو "MEM-00456".
   • ستظهر فاطمة علي في نتائج البحث.
   • انقر على اسمها لاختيارها.
   • تتعبأ معلوماتها تلقائيًا: الاسم، البريد، الهاتف، الدولة (السعودية)، نوع العضوية (فضي).

4. إضافة المنتجات:

   • اكتب "سيروم البشرة" أو "SK-001" في حقل البحث عن منتج.
   • انقر على المنتج من النتائج.
   • حدد الكمية: 3.
   • انقر على "إضافة". يظهر المنتج في الجدول: سيروم البشرة - 3 × 85.00 ر.س = 255.00 ر.س - 45 PV × 3 = 135 PV.
   • اكتب "كريم الترطيب" أو "SK-002" في حقل البحث.
   • انقر على المنتج.
   • حدد الكمية: 1.
   • انقر على "إضافة". يظهر: كريم الترطيب - 1 × 120.00 ر.س = 120.00 ر.س - 60 PV.
   • الإجمالي الفرعي: 375.00 ر.س | إجمالي PV: 195 PV.

5. تأكيد عنوان الشحن مع العضو:

   • اسأل العضو عبر الهاتف عن عنوان الشحن.
   • تظهر عناوينها المسجّلة في القائمة. تقول فاطمة: "أرسليه لعنوان العمل".
   • اختر عنوان العمل من القائمة: "شارع الملك فهد، برج XYZ، الطابق 5، الرياض 12211، السعودية".
   • تكلفة الشحن: 25.00 ر.س (تظهر تلقائيًا).
   • الإجمالي الكلي: 400.00 ر.س.

6. اختيار طريقة الدفع:

   • اسأل العضو: "هل تريدين الدفع من المحفظة؟" تؤكد فاطمة.
   • اختر "محفظة الحساب".
   • يظهر رصيد المحفظة: 520.00 ر.س (كافٍ).

7. المراجعة والتأكيد:

   • راجع التفاصيل:
     • المشتري: فاطمة علي (MEM-00456)
     • المنتجات: سيروم البشرة ×3، كريم الترطيب ×1
     • الإجمالي الفرعي: 375.00 ر.س
     • الشحن: 25.00 ر.س
     • الإجمالي الكلي: 400.00 ر.س
     • النقاط: 195 PV
     • الشحن إلى: الرياض
     • الدفع: محفظة الحساب
   • انقر على "تأكيد الطلب".

8. إبلاغ العضو:

   • يظهر رقم الطلب: ORD-2024-00124.
   • أبلغ فاطمة: "تم إنشاء طلبك بنجاح. رقم الطلب: ORD-2024-00124. الإجمالي: 400 ريال شامل الشحن. ستصلك رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني. التسليم المتوقع خلال 3-5 أيام عمل."

مثال 2: معالجة طلبات متعددة في آن واحد

السيناريو: لدى الفريق 15 طلبًا في حالة "قيد الانتظار" تحتاج إلى مراجعة ومعالجة سريعة.

الخطوات:

1. الانتقال إلى عرض اللوحة:

   • انقر على أيقونة عرض اللوحة (Kanban) في شريط الأدوات.
   • تظهر اللوحة بأعمدة الحالات. يظهر عمود "قيد الانتظار" رقم (15).

2. مراجعة الطلبات:

   • انقر على أول بطاقة في عمود "قيد الانتظار" لفتح تفاصيل الطلب.
   • تحقق من صحة الدفع والعنوان والمنتجات.
   • إذا كان كل شيء صحيحًا، عد إلى اللوحة واسحب البطاقة إلى عمود "مؤكد".
   • أضف ملاحظة (اختياري): "تم التحقق من الدفع والعنوان" وانقر على "تأكيد".

3. معالجة الطلبات الصالحة:

   • كرر العملية لكل طلب صالح.
   • اسحب البطاقات الصالحة واحدة تلو الأخرى إلى عمود "مؤكد".
   • لكل بطاقة، تحقق سريعًا من المعلومات ثم اسحب.

4. معالجة الطلبات المشكلة:

   • إذا وجدت طلبًا بمشكلة (مثال: دفع فاشل أو عنوان غير مكتمل):
     1. انقر على البطاقة لفتح التفاصيل.
     2. أضف ملاحظة توضح المشكلة (مثال: "الدفع فاشل - بانتظار تواصل العضو").
     3. إذا تعذر حل المشكلة فورًا، غيّر الحالة إلى "ملغى" مع سبب الإلغاء.
     4. أو أبقِ الطلب في "قيد الانتظار" حتى يتم حل المشكلة وتواصل مع العضو.

5. المعالجة الجماعية بعد التأكيد:

   • بعد تأكيد جميع الطلبات الصالحة (مثال: 13 طلبًا)، انتقل إلى عمود "مؤكد".
   • ابدأ بسحب البطاقات إلى عمود "قيد المعالجة" مع تحضيرها في المستودع.
   • عند شحن كل طلب، اسحبه إلى عمود "تم الشحن" وأدخل رقم التتبع.

مثال 3: استرداد مبلغ طلب تم تسليمه

السيناريو: يُبلّغ العضو "محمد حسن" (رقم الطلب: ORD-2024-00098) عن منتج تالف وصل إليه.

الخطوات:

1. البحث عن الطلب:

   • في شريط البحث، اكتب رقم الطلب ORD-2024-00098 أو اسم العضو "محمد حسن".
   • انقر على الطلب من النتائج لفتح صفحة التفاصيل.

2. مراجعة تفاصيل الطلب:

   • تأكد أن حالة الطلب "تم التسليم" (لا يمكن الاسترداد إلا بعد التسليم).
   • راجع المنتجات: "مجموعة العناية بالشعر" - 1 × 350.00 ر.س - 200 PV.
   • تأكد من معلومات الشحن والدفع.

3. مراجعة الجدول الزمني:

   • تحقق من تاريخ التسليم: "تم التسليم في 10 يناير 2024".
   • تأكد أن الطلب ضمن فترة الاسترداد المسموحة (حسب سياسة المنصة).

4. إضافة ملاحظة:

   • انتقل إلى قسم "ملاحظات الطلب".
   • اكتب: "العضو أبلغ عن منتج تالف - زجاجة الشامبو مكسورة. تم طلب استرداد."
   • انقر على "إضافة ملاحظة".

5. تغيير الحالة إلى "تم الاسترداد":

   • انقر على زر "تغيير الحالة" في ملخص الطلب.
   • اختر "تم الاسترداد" من القائمة.
   • أدخل سبب الاسترداد: "منتج تالف - زجاجة مكسورة".
   • انقر على "تأكيد".

6. ماذا يحدث بعد الاسترداد:

   • تُعكس النقاط (200 PV) من حساب العضو.
   • تُخصم العمولات المرتبطة بهذا الطلب من محافظ الأعضاء المستفيدين في سلسلة الرعاة.
   • يُعاد مبلغ 350.00 ر.س إلى محفظة العضو محمد حسن (أو حسب سياسة الاسترداد).
   • يتلقى محمد إشعارًا بعملية الاسترداد وتفاصيله.
   • يُسجّل الحدث في الجدول الزمني مع اسم المستخدم والتاريخ والسبب.

7. إبلاغ العضو:

   • أبلغ محمد: "تم معالجة طلب الاسترداد. سيُعاد المبلغ إلى محفظتك خلال 24-48 ساعة. نعتذر عن الإزعاج."

الأسئلة الشائعة

س: هل يمكنني تعديل طلب بعد تأكيده؟

ج: لا يمكن تعديل المنتجات أو الكميات أو الأسعار بعد تأكيد الطلب. إذا احتجت لتغيير أي من هذه التفاصيل، يمكنك إلغاء الطلب الحالي (إذا لم يتم شحنه بعد) وإنشاء طلب جديد بالتفاصيل الصحيحة. يمكنك however إضافة ملاحظات للطلب في أي وقت لتوثيق أي معلومات إضافية.

س: ما الفرق بين "إلغاء" و"استرداد"؟

ج: "إلغاء" يتم قبل الشحن (من حالات: قيد الانتظار، مؤكد، قيد المعالجة). لا تترتب عليه أي رسوم إضافية ويُعاد المبلغ كاملًا. "استرداد" يتم بعد التسليم ويؤدي إلى عكس النقاط (PV) والعمولات المرتبطة بالطلب. الاسترداد له أثر أكبر لأن العمولات تكون قد دُفعت بالفعل للموزعين.

س: هل يتم إشعار العضو عند تغيير حالة طلبه؟

ج: نعم، يتم إرسال إشعار تلقائي للعضو عبر البريد الإلكتروني والإشعارات الداخلية في المنصة عند كل تغيير في حالة الطلب. يشمل الإشعار رقم الطلب، الحالة الجديدة، وأي معلومات ذات صلة (مثل رقم التتبع عند الشحن).

س: كيف أعثر على طلب عضو معين؟

ج: استخدم شريط البحث في أعلى صفحة الطلبات واكتب اسم العضو أو رقم الطلب. يمكنك أيضًا التصفية حسب الدولة أو التاريخ لتضييق نطاق البحث. إذا كان الطلب حديثًا، جرّب فلتر "اليوم" أو "آخر 7 أيام".

س: ماذا يحدث للنقاط (PV) عند إلغاء طلب؟

ج: يتم إلغاء النقاط (PV) المرتبطة بالطلب تلقائيًا فور الإلغاء. إذا كان الطلب ضمن الفترة الحالية لحساب الرتبة، فإن إلغاء النقاط قد يؤثر على رتبة العضو. تأكد من مراجعة أثر الإلغاء على رتبة العضو قبل تأكيد الإلغاء، خاصةً إذا كان العضو قريبًا من عتبة رتبة أعلى.

س: هل يمكن إنشاء طلب لعضو من دولة مختلفة؟

ج: نعم، يمكنك إنشاء طلب لأي عضو مسجّل في المنصة بغض النظر عن دولته. سيتم تطبيق تسعير الدولة المعنية تلقائيًا بناءً على عنوان الشحن. لاحظ أن المنتجات المتاحة وأسعارها وتكاليف الشحن قد تختلف من دولة لأخرى.

س: كيف أتعامل مع طلب فشل الدفع فيه؟

ج: يبقى الطلب في حالة "قيد الانتظار" عند فشل الدفع. اتخذ أحد الإجراءات التالية:

1. تواصل مع العضو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني لتأكيد الدفع أو تجربة طريقة دفع بديلة.
2. إذا استجاب العضو وأكمل الدفع، غيّر الحالة إلى "مؤكد".
3. إذا لم يستجب العضو خلال فترة معقولة (مثال: 48 ساعة)، يمكنك إلغاء الطلب مع إضافة ملاحظة: "فشل الدفع - لم يستجب العضو".

س: هل يمكنني إعادة توجيه طلب إلى عنوان مختلف؟

ج: يمكن تغيير عنوان الشحن فقط إذا كان الطلب لا يزال في حالة "قيد الانتظار" أو "مؤكد". بعد بدء المعالجة أو الشحن، لا يمكن تغيير العنوان. لتغيير العنوان، افتح تفاصيل الطلب وأضف ملاحظة بالعنوان الجديد، ثم تواصل مع فريق المستودع لتحديثه إذا كان الطلب ما زال قيد المعالجة.

س: كيف أضيف رقم التتبع لطلب تم شحنه؟

ج: عند تغيير حالة الطلب من "قيد المعالجة" إلى "تم الشحن"، سيُطلب منك إدخال رقم التتبع واختيار شركة الشحن. إذا نسيت إدخال رقم التتبع، يمكنك إضافته لاحقًا كمنحة في الملاحظات أو التواصل مع الدعم الفني لإضافته.

ملاحظات مهمة

• سجل التدقيق: كل تغيير في الحالة يُسجَّل في الجدول الزمني مع التاريخ والوقت واسم المستخدم الذي أجرى التغيير. هذا يضمن الشفافية والمساءلة.
• عدم القدرة على التراجع: لا يمكن التراجع عن تغيير الحالة بمجرد تأكيده. راجع التغيير بعناية قبل النقر على "تأكيد".
• التحقق من الشحن: تأكد من صحة معلومات الشحن (الاسم، الهاتف، العنوان) قبل تأكييد الطلب. الأخطاء في عنوان الشحن قد تؤدي إلى تأخير أو فشل التسليم.
• أثر الاسترداد: عند استرداد طلب، يتم عكس النقاط والعمولات تلقائيًا. تأكد من فهم الأثر الكامل على حساب العضو وسلسلة الرعاة قبل تأكيد الاسترداد.
• استخدام عرض اللوحة: استخدم عرض اللوحة (Kanban) للمعالجة السريعة للطلبات المتعددة. يوفر عرضًا بصريًا واضحًا لتوزيع الطلبات ويسمح بالسحب والإفلات لتغيير الحالات بسرعة.
• التواصل مع العضو: دائمًا أبلغ العضو بأي تغييرات مهمة (تأكيد، شحن، تسليم، إلغاء، استرداد) حتى لو أُرسلت إشعارات تلقائية. التواصل المباشر يحسّن تجربة العضو.
• النسخ الاحتياطي: قبل إجراء تغييرات جماعية (مثل إلغاء عدة طلبات)، يُنصح بتصدير البيانات أولًا كمرجع.